Một số quy tắc soạn thảo Văn bản
Khái niệm ký
tự, từ, câu, dòng, đoạn trong
soạn thảo văn bản
Khi soạn thảo văn bản,
đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character).
Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác ký tự
trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc
bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence).
Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành
một đoạn văn bản (Paragraph).
Trong các phần mềm
soạn thảo văn bản, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như
vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất
quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề,
kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ
hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ
lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.
Đoạn văn bản hiển thị
trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy
in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm
trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn
thảo.
Như vậy các định nghĩa
và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo văn bản và trình bày văn bản là Ký
tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.
Nguyên tắc tự
xuống dòng của từ trong soạn thảo Văn bản
Trong quá trình soạn
thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống
dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ.
Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó
xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều
yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước
chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã
nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.
Cách ngắt dòng tự động
của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng
“nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter.
Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.
Nguyên tắc tự xuống
dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản
trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính
và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy
sinh một số quy tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.
Một số quy tắc soạn
văn bản cơ bản
Bây giờ tôi sẽ cùng
các bạn lần lượt xem xét kỹ các “quy tắc” của soạn thảo văn bản trên máy tính.
Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần
mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các quy tắc này rất dễ
hiểu và dễ nhớ.
1. Khi soạn thảo văn
bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.
Thật vậy trong soạn
thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống
dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng
điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta
luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.
2. Giữa các từ chỉ
dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn
chỉnh lề.
Một dấu trắng là đủ để
phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần
mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các
từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy
văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.
3. Các dấu ngắt câu
như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm
(?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau
đó vẫn còn nội dung.
Lý do đơn giản của quy tắc này là nếu như các
dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ
hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng
tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.
4. Các dấu mở ngoặc và
mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát
vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải
hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ
bên trái.
Chú ý
1. Các quy tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối
với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại
công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học.
Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán
học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các quy tắc trên.
2. Các quy tắc vừa nêu trên có thể không
bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu
gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của
nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của
mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.
Các bạn đang băn khoăn hoc soan thao van ban, hoc word o dau , hoc excel o dau tai ha noi , hoc power point cap toc , day tin hoc cho tre em hãy tới với chúng tôi đã được giải đáp các thắc mắc đó
0 nhận xét:
Đăng nhận xét